Medledelsesmetoder som Den Sociokratiske Cirkelmetode, Holacracy eller S3 er i bogstavelig forstand et opgraderet styresystem til formålsdrevne organisationer.

Alle medlemmer af organisationen inddrages i beslutningsprocesserne, så man høster den kollektive intelligens, samtidig med at man sikrer handlekraft og ejerskab til arbejdet.

I Crossing Circles benytter vi hovedsageligt Den Sociokratiske Cirkelmetode (SCM).
SCM består af tre dele:

Samtykkeprocessen - sikrer at vi hører alle relevante stemmer og træffer beslutninger som alle berørte kan arbejde med.

Cirkelstrukturen - deler os op i små handlekraftige ’cirkler’ med hvert deres ansvarsområde og tilsvarende mandat. Cirklerne er forbundne, så information let kan flyde hen hvor den er behøvet.

Feedbacksystemet - sørger for at vi hele tiden lærer og bliver bedre til både samarbejde og det vi laver sammen.

Om samtykkeprocessen

Når man træffer beslutninger i en medledet organisation bruger man en fast proces som ender med at alle i cirklen kan samtykke til beslutningen. Samtykke betyder at man ikke har nogen væsentlige indvendinger mod beslutningen.

Processen kører i runder, hvor alle i cirklen får lov til at tale på skift. Dermed sikrer man at alle bliver hørt - også de der ikke er så tilbøjelige til at tage ordet - og at alle vigtige informationer kommer frem i lyset. Man kører i udgangspunktet tre runder:

1. Opklarende spørgsmål - så alle har den korrekte forståelse af forslaget.
2. Reaktioner - hvor alle har mulighed for at give deres holdning til kende, komme ud med bekymringer, stille modforslag eller bifalde - men uden at diskutere eller prøve at beslutte noget.
3. Indvendinger - hvor reelle begrundede indvendinger mod forslaget kommer på bordet, og man i fællesskab forsøger at modificere forslaget så det imødekommer disse.

Resultatet skal gerne være en beslutning som er kvalificeret af cirklens samlede viden og erfaring og som alle kan arbejde med. At køre i runder sikrer en hurtig og effektiv indsamling af relevante pointer uden at man spilder tid og energi med at diskutere frem og tilbage eller befinde sig forskellige steder i processen.

Samtykkeprocessen favoriserer handling. Når et forslag stilles, er det som udgangspunkt vedtaget, hvis ikke der er væsentlige indvendinger mod det. Handling sikrer at cirklen får ny viden at basere fremtidige beslutninger på, idet alle beslutninger evalueres efter et aftalt tidsrum.

Om cirkelstrukturen

I medledelse er det et vigtigt princip at de der arbejder med et felt, også er dem der bestemmer over det. Og lige så vigtigt er det, at folk der ikke arbejder med feltet, ikke har nogen direkte indflydelse. Derfor vil større grupper dele sig op i mindre cirkler som hver har sit formål og domæne.

Hver cirkel organiserer sig med forskellige roller til medlemmerne. De faste cirkelroller er:

• Cirkelleder - holder øje med at cirklen arbejder effektivt hen imod sit formål, og repræsenterer cirklens overcirkel i cirklen.
• Repræsentant - repræsenterer cirklen i dens overcirkel.
• Facilitator - leder møderne i cirklen og sørger for at samtykkeprocessen fungerer.
• Sekretær - sikrer at cirklens dokumenter er opdaterede og at beslutninger bliver evalueret rettidigt.

Herudover kan cirklen nedsætte forskellige driftsroller som blot betyder at en enkelt person får ansvar for - og magt over - en del af cirklens domæne. Fx en skraldespandsrolle i en vedligeholdelsescirkel. Denne person får til opgave at sørge for at skraldespandene tømmes og renholdes regelmæssigt, og har så fuld autonomi til at vurdere hvordan det gøres bedst og bedst passes ind i personens øvrige opgaver.

For at samtykkeprocessen kan fungere, må cirklerne ikke være for store. 4-8 medlemmer fungerer bedst. Har en cirkel mere arbejde end otte medlemmer kan håndtere, er det nødvendigt at oprette en undercirkel.

En undercirkel og dens overcirkel er forbundne via et såkaldt dobbeltled. Dvs. at to personer sidder med i begge cirkler og sikrer at information kan flyde både op og ned mellem cirklerne. Den ene person er lederen af undercirklen og den anden er repræsentant fra undercirklen. Dobbeltleddet betyder også at ingen kan monopolisere information og at én enkelt persons perspektiv ikke dominerer for meget.

Inderst i cirkelstrukturen er fællescirklen. Via denne er alle de øvrige cirkler forbundne. Men fællescirklen bestemmer ikke over de andre cirkler. Den koordinerer blot at cirklerne arbejder godt sammen, og tager sig af sager som ikke hører under andre cirkler.

Om feedbacksystemet

SCM har organisatorisk læring indbygget som standard. Ingen kan forudsige den helt præcist rigtige retning, så vi må hele tiden tjekke om det vi gør, nu også bringer os frem mod målet. Og det gør vi ved at evaluere alt.

I Den Sociokratiske Cirkelmetode arbejder man med en simpel treleddet proces:

1. Planér - lav en plan for mødet/cirklen/rollen/projektet
2. Eksekvér - udfør planen så vidt muligt efter aftalen
3. Vurdér - evaluér på hvordan det så gik, og notér vigtig læring

Resultatet af vurderingen er så input til den næste planlægningsfase.

I sig selv er der ikke noget revolutionerende over denne cirkulære proces, men får man den indarbejdet som en naturlig livscyklus for alle beslutninger - inkl. tildelte roller - vil man hurtigt opleve at hele indstillingen til samarbejdet ændrer sig. Man bliver tryg ved at afgive kontrol og ved at give og modtage feedback.

Feedbacksystemet er let at glemme, men det er en afgørende faktor for at hele systemet kan fungere. Og derfor er sekretærfunktionen meget vigtig i cirklerne. Det er denne funktion der sikrer at vi faktisk får evalueret og at vi ikke glemmer hvad vi kom frem til, næste gang vi skal lave et lignende projekt eller vælge en ny person til en rolle.